Zbieranie danych osobowych podczas wydarzeń

Działalność organizacji w tym procesie polega na organizowaniu, podejmowaniu działań i aktywności o różnorakim charakterze i zasięgu w zależności od podmiotu je organizującego, w szczególności prowadzeniu różnego rodzaju wydarzeń, akcji i kampanii, spotkań, debat, seminariów, konferencji naukowych i prasowych. Wszystkie podmioty organizując akcje i kampanie, osobno czy to wspólnie, czynią to w oparciu o swoje statuty, przyjęte założenia i obowiązujące prawo.

W tego typu wydarzeniach organizacja będzie zbierała dane osobowe uczestnika przez wypełnienie formularza na stronie internetowej informującej o danym wydarzeniu publicznym lub wypełnienie formularza papierowego, np. w recepcji bezpośrednio przed wydarzeniem. Organizacja powinna również zbierać dane osób, które uczestniczą w danym wydarzeniu publicznym w roli prelegenta lub wykładowcy.

Dane osobowe zbierane podczas wydarzeń publicznych będą danymi osobowymi zwykłymi, do których należą m.in.: imię i nazwisko, adres do korespondencji w celu wysłania certyfikatu uczestnictwa, adres e-mail, numer telefonu.

Jeśli chodzi o prelegentów będą to dodatkowo dane dotyczące np. rodzaju zakwaterowania podczas konferencji, tytuł/stopień naukowy, informacje o posiłku podczas konferencji i inne.

Osoby rejestrujące się jako uczestnicy wydarzenia publicznego, powinny mieć możliwość zapoznania się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych , np. poprzez umieszczenie jej pod formularzem zapisu na wydarzenie na stronie internetowej organizacji albo poprzez przedstawienie takiej klauzuli podczas podpisywania listy obecności przed rozpoczęciem wydarzenia.

Czy organizacja może także informować uczestnika o swojej działalności statutowej?

Organizacja może wysyłać informacje o swojej działalności statutowej poprzez poinformowanie o możliwości wzięcia udziału w kolejnym wydarzeniu publicznym na dane podane przez uczestnika wydarzenia publicznego (np. adres e-mail). W takim przypadku przetwarzanie danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Czy z wydarzeń publicznych w czasie których jest nagrywany dźwięk i obraz wydarzenia, organizacja może opublikować w Internecie film, na którym znajdują się wizerunki uczestników lub ich imiona i nazwiska, jeśli przedstawią się podczas zadawania pytania?

Podczas organizacji wydarzeń publicznych, organizacja ma do czynienia z dwoma kategoriami podmiotów w nim uczestniczących. Z jednej strony są to osoby, które działając na podstawie zawartej umowy z organizację biorą udział w wydarzeniu, pełniąc role prelegenta/wykładowcy.
Z drugiej strony mamy osoby, które zapisując się na organizowane wydarzenie, deklarując swój udział, uczestniczą w wydarzeniu (np. w sympozjum, konferencji, wykładzie).

Co do pierwszego typu uczestnika wydarzeń, a mianowicie prelegenta, preferowane będzie pozyskanie przez organizację uprzedniej zgody (przed zorganizowaniem wydarzenia) na nieograniczone czasowo i terytorialnie używanie i  rozpowszechnianie w ramach działalności organizacji, wizerunku, głosu, wypowiedzi prelegenta zarejestrowanej w  trakcie danego wydarzenia. Wyrażenie zgody, o czym organizacja powinna pisemnie uprzedzić prelegenta, oznaczać może dodatkowo, jeśli ma to zastosowanie w danym przypadku, że fotografie,  filmy  lub  nagrania  wykonane podczas  tego wydarzenia  mogą zostać wykorzystane, np. w publikacjach wydawanych przez organizację, umieszczonych  na  stronach  internetowych organizacji jako organizatora wydarzenia lub w innych materiałach rozpowszechnianych za pomocą wizji bądź fonii.

Co do drugiej kategorii uczestników wydarzeń, a mianowicie osób będących słuchaczami, publicznością, organizacja powinna mieć na względzie uzyskanie zgody od osoby na opublikowanie jej wizerunku. Wyrażenie przez uczestnika zgody oznacza w szczególności, że  fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas wydarzenia mogą zostać wykorzystane w publikacjach wydawanych przez organizację jako organizatora, umieszczone na stronach internetowych organizacji lub innych przez nich zarządzanych, a także w innych materiałach rozpowszechnianych za pomocą wizji bądź fonii. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku powinna być uzupełniona o klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

 Zobacz inne nasze wskazówki, które pomogą Ci sprawdzić, czy Twoja organizacja przestrzega RODO: 

• Sprawdź stronę internetową Twojej organizacji

• Mailing zgodny z prawem

• Bezpieczne przechowywanie danych

• Deklaracje członkowskie

Dagmara Knaga – reprezentuje Stowarzyszenie Kultury Chrześcijańskiej im. ks. Piotra Skargi