Deklaracje członkowskie

Organizacja zbiera również dane osobowe swoich członków lub byłych członków. Proces ten obejmuje wykonywanie uprawnień i obowiązków wobec członków oraz byłych członków np. w związku z zawiadamianiem o obradach organów stowarzyszeń bądź fundacji lub też organizacji zrzeszonych w innych formach organizacyjnych.

Każda organizacja ma określone zasady przyjmowania w poczet swoich członków. Zazwyczaj wstąpienie do organizacji odbywa się poprzez wypełnienie deklaracji członkowskiej, której brzmienie określa każda organizacja samodzielnie.

Przykładowa deklaracja członkowska

Typowymi kategoriami danych osobowych zwykłych związanymi z procesem przetwarzania danych osobowych członków i byłych członków organizacji będą:

imiona,
nazwiska,
PESEL,
seria i numer dowodu osobistego
dane kontaktowe jak adres zamieszkania lub korespondencji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu.

W odniesieniu do danych wrażliwych członków i byłych członków organizacji o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych RODO przewiduje odrębną podstawę prawną. Zgodnie bowiem z art. 9 ust. ust. 2 lit. d RODO dane wrażliwe można również przetwarzać w ramach uprawnionej działalności fundacji, stowarzyszeń oraz innych niezarobkowych podmiotów o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych – pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą.

Dane wrażliwe obejmują dane dotyczące:

pochodzenia rasowego lub etnicznego,
zdrowia,
seksualności,
poglądów politycznych,
religii,
światopoglądu,
przynależności do związków zawodowych a nadto
dane genetyczne,
dane biometryczne służących do jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej.

Do przetwarzania danych wrażliwych członków lub byłych członków organizacja nie potrzebuje więc zgody członka lub byłego członka, może je bowiem przetwarzać na podstawie art. 9 ust. ust. 2 lit. d RODO.

W jakim celu zatem organizacja przetwarza dane osobowe członków lub byłych członków?

Dane te przetwarzane są w celu utrzymania kontaktu z członkami lub z byłymi członkami organizacji w związku z ich członkostwem bądź byłym członkostwem. Natomiast podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegającego na zarządzaniu relacjami lub art. 9 ust. 2 lit. d RODO odnośnie do danych wrażliwych.

Osoby fizyczne nabywające członkostwo w organizacji bądź w jej organach przy podpisywaniu deklaracji członkowskiej powinny mieć możliwość zapoznania się z informacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

Przykładowa klauzula informacyjna